Zile bune… zile mai puţin bune… uneori oboseala, stresul, lucrările ce parcă nu se mai termină, toate cu termen strict, grijile şi poate involuntar problemele noastre personale îşi pun amprenta şi în modul în care ne desfăşurăm activitatea profesională. Devenim mai taciturni, mai morocănoşi şi… uneori puţin neatenţi sau distraţi, încât facem greşeli banale, aproape de neconceput pentru experienţa pe care o avem.
Ieri de exemplu, am rupt din greşeală factura de la furnizorul de telefonie mobilă. Bineînţeles că am sesizat imediat gafa, însă după ce factura era deja ruptă în patru. Primul impuls… să o lipesc, doar trebuia să o plătim, iar operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale. Însă parcă imi aminteam că era un act normativ emis prin 2008 în care era vorba despre documente contabile deteriorate, sustrase sau pierdute. Am căutat și am găsit Ordinul ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile reglementează aceste situaţii.
Ce spune însă acest act normativ ? În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi:
– o factură nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi pe care să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială; sau
– o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ştampila societăţii şi să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială.
Buun, am respirat eu uşurată, gândind că voi vorbi la furnizorul de telefonie, îi cer un duplicat la factură şi am rezolvat problema. Chiar dacă pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective, cât m-ar putea costa duplicatul la factură ?! O greşeală banală, plătesc cheltuielile pentru reconstituirea facturii şi închid subiectul…
Însă Ordinul 3512/2008 mai are şi alte prevederi de interes: orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să aducă la cunoştinţă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unităţii (administratorului unităţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective). Adică eu, care am rupt factura şi apoi am lipit-o, trebuie să îi aduc la cunoştinţă în scris şefului meu, care pune bază pe mine, ce năzbâtie am făcut ! Iar apoi dânsul trebuie ca în maxim 3 zile de la primirea comunicării mele, să încheie un proces-verbal ce va cuprinde datele de identificare a documentului deteriorat/dispărut, numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului, data şi împrejurările în care s-a constatat deteriorarea/lipsa documentului respectiv.
Şi un oftat din toţi rărunchii mi-a venit atunci când am aflat că reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”, ce trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut (sesizarea mea scrisă, procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii, dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului, o copie a documentului reconstituit).
O clipă de neatenţie şi… câtă bătaie de cap şi timp pierdut !
Sfatul meu : atenţie la neatenţie, mai ales că nerespectarea reglementărilor cu privire la întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse constituie contravenţii la prevederile Legii contabilităţii nr. 82/1991 şi se sancţionează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.