Procedura de înregistrare a contractelor de fiducie a fost aprobată prin Ordinul preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală nr. 1985/2012, act normativ ce aprobă şi modelul şi conţinutul formularului „Declaraţie de înregistrare a contractelor de fiducie“, cod 14.13.01.43, prevăzut în anexa nr. 3 la ordin.
Procedura se aplică contribuabililor care deţin calitatea de fiduciar şi au obligaţia de a înregistra contractele de fiducie şi modificările acestora la organul fiscal competent, prin organ fiscal competent înţelegându-se organul fiscal în a cărui evidenţă fiscală sunt înregistraţi ca plătitori de impozite şi taxe contribuabilii care deţin calitatea de fiduciar.
Fiduciarul depune, în termen de 30 de zile de la data încheierii contractului de fiducie, la organul fiscal competent „Declaraţia de înregistrare a contractelor de fiducie“, însoţită de contractul de fiducie, în original şi copie. Declaraţia se completează în două exemplare, din care originalul se depune la organul fiscal competent, iar copia se păstrează de fiduciar, organul fiscal certificând conformitatea copiei contractului de fiducie cu originalul şi restituind fiduciarului originalul.
Modificarea şi încetarea contractului de fiducie se înregistrează de fiduciar la organul fiscal competent, în termen de 30 de zile de la data producerii, prin depunerea declaraţiei cod 14.13.01.43, având bifată căsuţa „Modificare“ sau „Încetare“, după caz, din formular, însoţită de documentele justificative.
Data înregistrării contractelor de fiducie, a modificărilor ulterioare şi a încetării acestora, la organul fiscal competent, este data depunerii acestora la registratura organului fiscal competent sau data poştei, după caz. În cazul contractelor de fiducie/modificărilor ulterioare/încetării, înregistrate direct la registratura organului fiscal competent, dovada înregistrării o constituie copia declaraţiei, având înscrise numărul şi data înregistrării la organul fiscal, iar la cele transmise prin poştă, cu confirmare de primire, dovada înregistrării la organul fiscal competent o constituie copia declaraţiei, însoţită de confirmarea de primire semnată de reprezentantul organului fiscal competent.
Organul fiscal competent organizează evidenţa contractelor de fiducie într-un Registru al contractelor de fiducie, care se conduce informatizat, potrivit modelului prevăzut în anexa care face parte integrantă din procedură, înregistrarea în Registrul urmând a se efectua în maximum 5 zile de la data depunerii contractelor de fiducie.