Avizul de însoţire a mărfii este un document financiar contabil reglementat de două acte normative, ambele în vigoare, şi anume Ordinul 2226/27.12.2006-privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată publicat în Monitorul Oficial nr. 1056 din 30.12.2006 şi Ordinul 3512/27.11.2008 -privind documentele financiar – contabile publicat în Monitorul Oficial nr. 870/23.12.2008.
Conform prevederilor din cele două ordine, să ne reamintim la ce serveşte acest document, când şi cum se întocmeşte, unde se arhivează şi care este conţinutul minim obligatoriu. După cum vom vedea din prezentare, avizul nu este doar un document de insoţire pentru mărfuri, aşa cum ar fi de înţeles din denumire.
Când folosim avizul de însoţire
Avizul de însoţire a mărfii este un formular cu regim special intern de tipărire şi numerotare şi serveşte ca:
– document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
– document ce stă la baza întocmirii facturii, după caz;
– dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi;
– document de primire în gestiune, după caz;
– document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit (prevăzută doar în Ordinul 3512/2008)
Cum se întocmeşte şi ce menţiuni trebuie să cuprindă
Avizul de însoţire se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.
De asemenea, avizul se întocmeşte pe baza dispoziţiei de livrare folosită pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vânzării, după caz şi stă la baza înregistrării zilnice în fişa de magazie de către gestionar sau persoana desemnată a cantităţilor de materiale intrate în gestiune şi a înregistrării în nota de recepţie şi constatare diferenţe a bunurilor materiale intrate.
În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea „Fără factură”, după caz.
Pe avizul de însoţire a mărfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea „Pentru prelucrare la terţi”.
În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus, se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.
Care sunt persoanele sau compartimentele unde circulă avizul de însoţire
Avem două situaţii distincte, şi anume:
-
la furnizor:
– la delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire;
– la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii;
– la compartimentul financiar – contabil;
-
la cumpărător:
– la magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor, mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de recepţie şi după consemnarea rezultatelor;
– la compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităţilor aprovizionate în evidenţa acestuia;
– la compartimentul financiar – contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică.
Arhivarea avizelor de însoţire
Aceste documente se arhivează în primul rând la compartimentul finaciar-contabil, atât la furnizor cât şi la cumpărător, iar în cazul furnizorului arhivarea unui exemplar se face şi la compartimentul de desfacere.
Conţinutul minim obligatoriu
Avizul de însoţire a mărfii trebuie să conţină minim următoarele informaţii:
– seria şi numărul intern de identificare a formularului;
– data emiterii formularului;
– datele de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
– datele de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresă, cod de identificare fiscală);
– denumirea şi cantitatea bunurilor livrate;
– preţul şi valoarea, după caz ( prevăzut doar în Ordinul 3512/2008)
– date privind expediţia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, număr), numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;
– semnătura expeditorului.
– data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor (prevăzut doar în Ordinul 3512/2008)
Atenţie!
Dacă ne raportăm la prevederile de la art. 3 alin. (1) din Ordinul 2226/2006, şi anume “în situaţiile în care bunurile circulă fără să fie însoţite de factură, documentul utilizat pe perioada transportului este avizul de însoţire a mărfii, cu excepţiile prevăzute expres de reglementările legale în vigoare” şi de la pct. 15 de la anexa nr. 1 din Ordinul 3512/2008: “pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de deducere a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să întocmească facturi, în conformitate cu prevederile Codului fiscal şi ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaţiunile economice se înregistrează în baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar – contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., după caz”, putem să concluzionăm că în situaţia în care marfa este însoţită de factură NU este obligatoriu să se întocmească şi aviz de însoţire a mărfii.
Dar avem şi situaţii în care se foloseşte obligatoriu aviz de însoţire a mărfii, situaţii de altfel prevăzute în Ordinul 3512/2008:
1. în cazul în care deponentul este plătitor de TVA, mărfurile depuse în consignaţie sunt însoţite de avizul de însoţire a mărfii, care va purta menţiunea „pentru vânzare în regim de consignaţie”. Unitatea de consignaţie va face încărcarea în gestiune cu mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la deponent lunar, după ce marfa a fost vândută.
2. în cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea „Fără factură”.
3. pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi, pe avizul de însoţire a mărfii emis se face menţiunea „Pentru prelucrare la terţi”.
4. pentru situaţia în care furnizorul se află în imposibilitatea de a emite factura, situaţie în care până pe data de 15 a lunii următoare furnizorul are obligaţia de a emite factura conform prevederilor din Codul Fiscal.
5. pentru alte situaţii decât cele prevăzute mai sus, caz în care se face menţiunea motivului pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura.
Numerotarea avizelor de însoţire
La fel ca şi în cazul facturilor, societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare – dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a avizelor de însoţire. Astfel, persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente avizelor de însoţire emise de societate.
Avizul de însoţire va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de avize emis.
Anual, se stabileşte numărul de la care se va emite primul aviz de însoţire. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
Astfel, conform prevederilor din legislaţie, persoanele juridice au obligaţia să emită proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul de la care se emite primul aviz de însoţire.
După cum am văzut, avizul de însoţire a mărfii nu este un document care se întocmeşte doar pentru a însoţi mărfurile pe timpul transportului, el poate fi folosit pentru toate valorile materiale eliberate pentru vânzare, transferate, cedate cu titlu gratuit sau pentru stimularea vânzării, în funcţie de fiecare caz în parte.