Deductibilitate cheltuieli deplasări-modificări în 2015

Modificarea HG 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului începând cu data de 27 ianuarie 2015 a dus la creșterea plafonului pentru deductibilitate cheltuieli deplasare.

Diurna este suma primită de angajați pe perioada delegării și detașării în altă localitate, în ţară şi în străinătate, în interesul serviciului.

OMFP nr. 60 din 21 ianuarie 2015 publicat în Monitorul Oficial nr. 68 din 27 ianuarie 2015 majorează cuantumul indemnizației zilnice de delegare la suma de 17 lei și cuantumul sumei ce reprezintă compensarea cheltuielilor de cazare ale personalului aflat în delegare  la 45 de lei. Astfel, începând cu data de 27 ianuarie 2015 ne raportăm la plafonul pentru diurnă de 42.50 lei (2.5*17 lei) pentru o zi de deplasare, comparativ cu 32.50 lei ( 2.5*13 lei) conform legislației aplicabile până la această dată.

Atenție! Pentru indemnizația de cazare Codul fiscal nu limitează această cheltuială la un anumit plafon și nu face nici o referire asupra ei. Pentru a fi deductibilă trebuie să existe un document justificativ. Plafonul de 45 lei este pentru instituțiile publice.

Cum se aplică această limită pentru calculul impozitului pe profit, impozitului pe venit, impozitului pe salar și contribuțiilor sociale.

Pentru impozitul pe profit

• suma cheltuielilor cu indemnizaţia de deplasare acordată salariaţilor pentru deplasări în România şi în străinătate este deductibilă în totalitatea la calculul impozitului pe profit începând cu data de 01 iunie 2013 când a fost eliminată limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituţiile publice ( conform art. 21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal).

[art. 21 alin. (3) lit.b) a fost abrogat cu 1 iunie 2013 prin OG nr. 8/2013 aprobata prin Legea nr. 168/2013]

Pentru impozitul pe venit

• dacă cheltuielile cu indemnizaţia de deplasare sunt efectuate pentru salariaţi pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, în ţară şi în străinătate, în interesul serviciului, reprezentând indemnizaţiile plătite acestora, atunci acestea pot fi deduse la calculu impozitului pe venit ( art. 48 alin. (4) lit. e) din Codul fiscal)

Pentru impozitul pe salar și contribuțiile sociale

• începând cu 1 februarie 2013, sunt impozabile la salariat indemnizaţia şi orice alte sume de aceeaşi natură, pentru partea care depăşeşte limita a de 2,5 ori nivelul legal. (conform pct. 68 lit. n6) din Normele metodologice dat în aplicarea art. 55 alin. (2) lit. i) din Codul fiscal pentru impozitul pe venit și art. 296*4 alin. (1) lit. m) din Codul fiscal pentru contribuții sociale ).

De exemplu dacă se decontează bonuri și facturi pentru masă, în contul diurnei, care însumate depășesc 42,50 lei (2.5*17 lei), partea care depășește această sumă reprezintă venit asimilat salariului pentru care se calculează impozit pe salar și contribuții sociale.

Condițiile pentru acordarea diurnei, stabilite conform HG 1860/2006,sunt:

• deplasarea să fie efectuată într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă
• pentru delegarea cu o durată de o singură zi, precum şi pentru ultima zi, în cazul delegării de mai multe zile, indemnizaţia se acordă numai dacă durata delegării este de cel puţin 12 ore
• numărul zilelor calendaristice în care persoana se află în delegare sau detaşare se socoteşte de la data şi ora plecării până la data şi ora înapoierii mijlocului de transport din şi în localitatea unde îşi are locul permanent de muncă, considerându-se fiecare 24 de ore câte o zi de delegare sau detaşare.

O situație poate mai rar întâlnită, și poate mai puțin cunoscută, este atunci când persoana aflată în delegație îşi pierde temporar capacitatea de muncă. În această situație se beneficiază, pe timpul incapacităţii, pe lângă indemnizaţia pentru incapacitate temporară de muncă, atât de indemnizaţie de delegare, cât şi de decontarea cheltuielilor de cazare.

Noutatea legislativă cu aplicabilitate de la data de 01 septembrie 2015 este și pentru deplasările în străinătate, în special pentru personalul care se încadrează la categoria a II – a de indemnizaţie de deplasare. Astfel, odată cu publicarea în Monitorul Oficial nr. 558/27.07.2015 a HG 582/15.07.2015 pentru modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr. 518/1995 privind unele drepturi şi obligaţii ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar a fost modificată și anexa cu diurnele în valută și indemnizațiile de cazare, s-au adăugat limite pentru Birmania și separat pentru Serbia și Muntenegru.

Începând cu această dată termenul “plafon de cazare” se înlocuiește cu termenul  “indemnizaţie de cazare”, și reprezintă suma în limita căreia personalul trebuie să îşi acopere cheltuielile de cazare. Prin cheltuieli de cazare se înţelege, pe lângă tarifele sau chiria plătite, şi eventualele taxe obligatorii pe plan local, precum şi costul micului dejun, atunci când acesta este inclus în tarif.