Pentru că ieri rămăsese că voi continua discuţia cu vecina de la 2, Irina, profesoara de muzică, privind drepturile salariaţilor în ceea ce priveşte diurna, astăzi cum am venit de la serviciu mi-am lăsat acasă poşeta şi pardesiul şi direct la uşa ei am fost.
„Bună, Irina, ai vorbit cu sora ta? Ai intrebat-o dacă a depus, la întoarcerea din delegaţie, toate documentele jusitificative la contabilitate? Fiecare bon, factură, bilet de transport? ” Daa, îmi răspunse Irina, ce bine că ai venit, uite este şi sora mea Anca aici şi ar mai vrea să te întrebe ceva.
Anca, imediat ce mă văzu, spuse „de la un bon buclucaş de benzină a fost problema cu diferenţa de bani care nu îmi ieşea … fiind în delegaţie cu autoturismul propriu, îl luam în calcul drept cheltuială, am menţionat acest aspect pe ordinul de deplasare, însă nu am ataşat la ordin bonul prin care să demonstrez că am alimentat, iar la contabilitate fetele nu au acceptat la decontare şi benzina. Am căutat bonul năzdrăvan printre hârtiile mele şi am fost la contabilitate să văd ce se mai poate face, dacă pot recupera şi aceşti bani. Şi se poate … ”
Înseamnă că acum totul e bine, spun eu. Cred însă că ţi-ar fi util să ştii pe viitor, că înainte de plecarea în delegaţie angajatul poate solicita avans, pe baza unei estimari a cheltuielilor ce urmează a fi efectuate, urmând ca la întoarcerea din delegaţie şi depunerea decontului să primească sau să restituie diferenţa, aşa cum rezultă din calcule. Adică să ştii că poţi lua avans de la firmă la plecare în loc să faci plăţi din banii tăi şi apoi să aştepţi să îi recuperezi.
Ar mai fi ceva, spuse timid Anca… ” Şeful mi-a propus să fiu detaşată însă nu am înţeles prea mult din ceea ce mi-a spus, drept să spun m-am blocat când l-am auzit, şi nu prea ştiu ce drepturi am, mi-e teamă să refuz pe motiv că aş putea fi concediată. Poţi să mă lămureşti cum e cu detaşarea ? ”
Fără să te sperii Anca, este bine să ştii că detaşarea poate fi dispusă pe o perioadă de cel mult un an şi că, în mod excepţional, perioada detaşării poate fi prelungită pentru motive obiective ce impun prezenţa salariatului la angajatorul la care s-a dispus detaşarea, cu acordul ambelor părţi, din 6 în 6 luni. Pe perioada detaşării contractul individual de muncă încheiat cu angajatorul iniţial se suspendă, în ceea ce priveşte efectele esenţiale, fiind cedat temporar angajatorului la care s-a făcut detaşarea.
Întrucât drepturile cuvenite salariatului detaşat se acordă de angajatorul la care s-a dispus detaşarea, Codul muncii prevede că, pe durata detaşării salariatul beneficiază de drepturile care îi sunt mai favorabile, fie de drepturile de la angajatorul care a dispus detaşarea, fie de drepturile de la angajatorul la care este detaşat. Iar acesta este un amănunt de interes pentru tine, dacă vei fi detaşată!
Bine este să mai ştii că, tot potrivit Codului Muncii, salariatul poate refuza detaşarea dispusă de angajatorul său numai în mod excepţional şi pentru motive personale temeinice ?! Adică, dacă ţi se propune să fii detaşată la Orşova sau la Sighetu Marmaţiei, numai datorită unor motive personale temeinice poţi refuza detaşarea …
Important pentru tine este să ştii şi faptul că, dacă angajatorul la care s-a dispus detaşarea nu îşi îndeplineşte integral şi la timp toate obligaţiile faţă de salariatul detaşat, acestea vor fi îndeplinite de angajatorul care a dispus detaşarea. Iar dacă există divergenţă între cei doi angajatori sau niciunul dintre ei nu îşi îndeplineşte obligaţiile, salariatul detaşat are dreptul de a reveni la locul său de muncă de la angajatorul care l-a detaşat, de a se îndrepta împotriva oricăruia dintre cei doi angajatori şi de a cere executarea silită a obligaţiilor neîndeplinite. Fiind vorba de drepturi ale angajatului, aceste detalii pot fi utile oricui.
În timp ce coboram însă scările spre casă, m-am decis să sistematiz puţin informaţiile despre diurnă, delegare, detaşare despre care nu i-am vorbit Ancăi, însă să o fac prin prisma contabilului, adică a ceea ce trebuie să ştie acesta legat de cheltuielile ivite în cursul deplasării/detaşării.
Prin prisma contabilului, importante sunt alte aspecte, nu cele ce ţin de legislaţia muncii. Drepturile salariatului trebuie respectate conform legislaţiei în vigoare, contractului colectiv de muncă şi celui individual. Însă trebuie respectate şi reglementările contabile! Este dreptul salariatului să i se deconteze cheltuielile efectuate în timpul deplasării/detaşării, acesta are însă obligaţia de a prezenta documentele justificative!
Şi cum contabilii buni sunt prin natura profesiei alese meticuloşi, riguroşi, serioşi, au un spirit analitic puternic şi abilităţi de organizare, cunoscând noutăţile în domeniul lor de activitate (altfel nu ar mai fi buni, nu?! ), de ce să nu sistematizez puţin câteva informaţii ?
1. Pentru perioada în care angajatul este în deplasare/ detaşare, primind diurnă, NU se acordă tichete de masă. Art. 11 din Norma de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă, aprobată de H.G. 5/1999 specifică foarte clar că „nu se consideră zile lucrate perioadele în care salariaţii … sunt delegaţi sau detaşaţi în afara localităţii în care îşi au locul permanent de muncă şi primesc indemnizaţie zilnică sau lunară de delegare sau de detaşare”.
Tichetele de masă se dau pentru fiecare zi lucrătoare din luna pentru care se acordă, în limita a un tichet/zi ( valoarea unui tichet de masă este acum 9 lei, ultima majorare a acestei valori având loc în februarie 2011).
Bune şi tichetele astea, ca angajat plătesc impozit pe venit de 16%, însă nu mi se reţin celelalte contribuţii sociale. Dacă aş primi o majorare salarială cu aceeaşi sumă cât ar reprezenta tichetele de masă, faptic aş avea mai puţini bani în buzunar. De ce? Pentru că în afară de impozit mi s-ar reţine CAS (10,5%), CASS (5,5%), contribuţia personală la Fondul de Şomaj (0,5%). Iar angajatorul, la rândul său, ar avea de pierdut.
Tichetele de masă sunt, pentru angajator, deductibile la calculul impozitului pe profit (bineînţeles, în limitele valorii nominale indexate şi a unui tichet/zi lucrată) şi scutite de plata contribuţiilor datorate de angajator: CAS 20,8% (minim), fondul asigurare accidente 0,85% (maxim), contribuţia pentru concedii şi indemnizaţii (0,85%), contribuţia la fondul de garantare pentru plata creanţelor salariale 0,25%, fondul de sănătate 5,2%, fondul de şomaj 0,5%.
2. Cheltuiala cu diurna este deductibilă la nivelul a 2,5 ori valoarea diurnei stabilite pentru cei din instituţiile publice, indiferent că deplasarea este internă sau externă, de aceea indicat ar fi emiterea unei decizii scrise ce va fi adusă la cunoştinţă angajaţilor privind nivelul diurnei acordate de firmă.
Potrivit Ordonanţei 8/2013, de la 1 februarie 2013, în cazul societăţilor plătitoare de impozit pe profit, care îşi trimit salariaţii în delegaţie/detaşare, suma ce depăşeşte limita de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituţiile publice (adică peste acei 32,5 lei în cazul în care deplasarea este în ţară) este, pe de o parte, considerată venit de natură salarială pentru care se reţine impozit pe venit de 16%, iar pe de altă parte, pentru angajator, este cheltuială nedeductibilă cu impact la calculul profitului impozabil.
Aceeaşi situaţie este şi în cazul persoanelor fizice ce desfăşoară activităţi independente. Este considerată cheltuială nedeductibilă la stabilirea venitului net din activităţi independente, suma cheltuielilor cu indemnizaţia plătită pentru perioada delegării /detaşării în altă localitate, indiferent că e în ţară sau în străinatate (în interesul serviciului, bineînţeles), dacă depăşeşte de 2,5 ori valoarea diurnei stabilite pentru cei din instituţiile publice.
Trebuie să recunoaştem însă că Ordonanţa 8/2013 şi modificările aduse în ceea ce priveşte diurna au o bază logică. Pentru a micşora impozitele şi taxele plătite la stat, suficiente societăţi plătitoare de impozit pe profit acordau diurne cam mari, cosmetizând veniturile salariale. Angajatorul negocia cu angajatul în documentele oficiale un anumit venit brut lunar cât mai convenabil pentru angajator (pe româneşte, cât apropiat de cel minim impus de lege, pentru ca dările să fie cât mai mici), urmând ca diferenţa până la venitul real (corespunzător postului, cerinţelor sale şi pregătirii angajatului) negociat între cele doua părţi, să fie acordată sub forma diurnei.
Interesant aspectul, nu-i aşa?! Mai ales prin prisma faptului că anterior Ordonanţei 8/2013 şi implicit datei de 1 februarie 2013, doar sumele acordate de organizaţii nonprofit, persoane juridice fără scop lucrativ, alte entităţi neplătitoare de impozit pe profit (ONG, SRL – microintreprinderi, etc.) peste limita de 2,5 ori valoarea diurnei acordată salariaţilor din instituţiile publice erau incluse în veniturile salariale, fiind luate în calculul contribuţiilor sociale.
3. Întrucât potrivit art 21, alin 3 din Codul fiscal, este o deductibilitate limitată a cheltuielilor cu indemnizaţia de deplasare, iar OG 8/2013 nu a abrogat aceste prevederi, ceea ce depăşeşte această limită este considerată cheltuială nedeductibilă.
Indicată ar fi încadrarea în limita maximă de deductibilitate, pentru a evita cheltuiala nedeductibilă. Pentru diferenţă (cheltuiala efectuată de salariat în delegaţie, ce trebuie recuperată de către acesta, că doar nu face muncă în folosul comunităţii), mai eficient ar fi un bonus la salariu, ce va fi inclus în categoria veniturilor salariale, pentru care se reţine impozit şi contribuţii sociale. Angajatorul plăteşte la rândul său contribuţiile datorate, însă nu se mai aplică acea limitare la deducere în cazul angajatorului.
4. Sunt considerate cheltuieli integral deductibile, potrivit art. 21 lit e) din Codul fiscal, cheltuielile de transport şi de cazare în ţară şi în străinătate, efectuate pentru salariaţi şi administratori, precum şi pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme.
Calitatea de administrator rezultă din actul constitutiv al contribuabilului sau contractul de administrare/mandat. Care sunt persoanele fizice asimilate salariaţilor ? Simplu: directorii care îşi desfăşoară activitatea în baza contractului de mandat, persoanele fizice rezidente şi/sau nerezidente detaşate, potrivit legii, în situaţia în care contribuabilul suportă drepturile legale cuvenite acestora.
Important: pentru biletele de tren decontate de către salariaţii firmei la întoarcerea din delegaţie, se poate deduce TVA, de aceea este important ca aceştia să ştie şi să solicite de la CFR factura ( pentru a putea fi dedus TVA-ul aferent biletului).
Va urma, intrucât consider că ar fi de interes prezentarea unor aspecte legate de diurna acordată în cazul delegării în străinătate a angajatului de către angajatorul său, şi de ce nu, un calcul concret al diurnei pentru deplasările în ţară şi în străinătate şi al contribuţiilor datorate, comparând rezultatele (înainte de 1 februarie 2013 şi după intrarea OG 8/2013 în vigoare.)